文件夾整理技巧 讓文件不再堆積如山
    文件夾是整理文件時不可缺少的工具。商務文件一般都是A4大小的，所以有很多人都使用A4文件夾來整理保存。雖然文件夾是大家都非常熟悉的工具，但是我們卻會常常弄錯它的用法。因此，首先為大家介紹文件夾的使用方法。
    一般情況下，我們使用文件夾是為了整理資料，不讓信息擺放得零亂無章，或是為了妥善保存重要文件，避免出現折角情況。這樣的業務流程往往容易引起工作上的不便。
    為了避免帶來工作上的不便，在使用文件夾整理文件時，應該按照“不同項目”、“不同案件”分開整理。為A項目準備A文件夾，為B項目準備B文件夾。技巧就在于：不要将不同項目的資料放入同一個文件夾之内。
    應該有不少人都試過以上所說的方法吧。實際上，絕大多數的人都會遇到這樣的情況：文件夾不斷分類，數量不斷增多，漸漸堆積成山，終導緻工作無法順利展開。也許連文件自身都在呼喊着“要這樣堆到什麼時候”。
    信息不是用來儲存(保管)的，而是應該讓它流動起來(處理)。隻有靈活利用了，信息才有價值，僅僅整理是毫無意義的。正因為使用文件夾能妥善地保存文件，本來應該流動利用的文件往往會在不知不覺中被儲存了起來，這是我們須要注意的地方。
    一般來說，有以下兩種方法：根據“待處理”、“已處理”、“保管”等工作階段區分文件的分類方法和按日期區分的時間系列保管方法。但是，對一般人來說，采取這兩種方法非但不能充分利用信息，反而會導緻文件不斷堆積。
    在此，我們建議大家考慮“流動文件夾”。這是一種根據自己能處理的工作量來決定文件夾數量的方法。
    以我自己為例來說，我都是将能流動管理的文件的數量設定為10個。因此，當前工作所用的文件夾也就隻有10個。
    有新文件(工作)出現的時候，如果不處理好已有文件夾的工作的話，就不能将新工作加入文件夾之内。這樣一來就變成文件夾的數量決定自己可以處理的工作量。
    比方說，假設現在已有10個文件，又新增了11個文件，這時你就需要決定優先處理哪個，哪個文件暫緩，“不作處理”。若是都決定延緩或是保留的話，文件夾就會不斷增多，信息也隻會不斷堆積儲存，工作得不到處理，終變得雜亂無章。
    如果要将文件嚴密分類的話，必定會出現界限不明确的文件。若是設定詳細的規則，就隻會變得越來越麻煩，直到無法繼續下去。為了避免出現這樣的情況，一開始就設定好能流動處理的數量，之後再根據情況進行調節，盡量不要超出這個數，這樣的方法既簡單又實用。
    假如已經堆積了八、九個文件，你就會開始着急，如果不趕快處理的話，就無法着手新的工作。這樣一來，工作效率也會自然而然地提高。也就是說，比起費時間分類、整理工作和文件，還不如集中處理眼前的工作。
    若是保存文件的話，不管有多少個文件夾都沒關系。